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社会人なら身につけたい! ビジネスメールのマナー

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こんにちは! とうとう近所の焼肉屋の店員にも顔を覚えられてしまい、どんどん行ける飲食店がかぎられてきています! 中薗と申します_(:3」∠)_
(基本的に、顔を覚えられると飲食店に行きづらくなる)
もはや隣町の飲食店に行くしか! 行くしかない! _(:3」∠)_←

さて、今回は「ビジネスメール」についてのお話をしていきたいと思います。

ビジネスにおいて、もっともよく使われる連絡ツールの1つと言えるのが「メール」。
けれど、メールの作法や書き方があまり良くなくて、ちょっと恥ずかしい内容のメールを送っている人をたまに見かけます。
メールを受けとる相手に対して失礼の無いように、ここでマナーをおさらいしておきたいと思います。

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・メールの件名で内容を伝えられるよう工夫する

よく、「先日お話しした件」とか「ファイルを送ります」といったように、件名を読んだだけでは何に関するものか分からないメールを送ってしまう人がいます。
ふだん仕事でたくさんのメールを受けとっている人は、1日に数十件~数千件くらいを受信しているため、このような件名では見落とされてしまう可能性が高いです。また、メールの件名で検索するさいにも不便になってしまいます。
そのため、メールの件名をつけるさいには、「メールの概要が件名から読みとれるか」、「検索されやすくなっているか」を意識してみるとよいでしょう。

・相手の名前、あいさつ、自分の名前を書いておく

メールの本文のはじめには、相手の名前、あいさつ、自分の名前を書いておきます。
これを書いておけば、間違えて別の人にメールを送ったとしても、気づいてもらいやすくなり、便利です。
また、名前やあいさつが書かれていないメールを「失礼だな」と感じる方もいます。
トラブルをさけるためにも、こうしたフレーズは必ずつけておきたいものです。

・本文は「結論」、「理由」、「詳細」の順番で書くと伝わりやすい

ダラダラと長い文章のメールが届いたとき、ほとんどの人は「これ読みたくないなあ」と思うのではないでしょうか。
基本的に「文章を読む」ということは疲れる行為なので、メールを受けとる相手には、なるべくそのストレスを軽減させてあげましょう。
そのためには、本文を「結論」、「理由」、「詳細」の順番で書きます。こうすることによって、

結論 … その先を読むべきかそうでないかを判断できる
理由 … 詳細を読むべきかそうでないかを判断できる
詳細 … 上の2つがOKだった場合だけ、この箇所が読まれる

ので、読み手の負担を減らしてあげることができるのです。

・1行が長くなりすぎないよう気をつける

たまに、メールの1行がものすごく長くなっているものを見かけます。
このような文章は、メールソフトによっては見切れが発生し、横にスクロールする必要があったりして、読みにくくなってしまいます。
それをさけるためにも、ある程度の文字長になったら改行することを心がけましょう。

■読み手のことを考えた親切なメールを

ビジネスメールを送るときに、なによりも大切なのは「読み手のことを考えてあげる」ということ。
相手に対する思いやりをもって、親切な内容のメールを書けるよう、心がけていきましょう。

それでは、またっ! _(:3」∠)_←

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