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「段取り下手」なのはどうして? その原因を、徹底解明!

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こんにちは! 中薗の“薗”の字を“園”に間違われることがめちゃくちゃ多いです!中薗と申します! _(:3」∠)_
「あの、実は僕、『中園』じゃなくて『中薗』なんですよ……」と、いつ言い出すべきか、毎回悩みます! そしてだいたい言えずに終わります! _(:3」∠)_←

さて、今回のテーマは「段取り」の話。

「仕事は段取り八分」という言葉があります。その比重が本当に「八分」かどうかはともかく、仕事を円滑に進め、成果を上げていくために段取りが重要であることは間違いありません。

けれど、「なかなか上手に段取りできない」と、それを不得手にしている人はけっこう多いもの。そこで、どうして上手に段取りができないのか、その原因を分析していきたいと思います。

■「立てたスケジュール予定通りに作業が進まない」のはどうして?
nakazono01

【原因】
・「全ての工程が上手くいく」想定になってしまっている
・準備期間や助走期間を考慮していない
・ギチギチに作業を詰めこみすぎて、突発的な変更に対応できない

【対応策】
プロジェクトにおいて、予期していなかったトラブルや仕様変更などは必ず入ってくるもの。そのため、スケジュールに“バッファ”を持たせておかなければ、少しの変更があるだけですぐに破綻してしまいます。

また、人間がある作業を始める場合、「初めのうちは、勝手が分からないため進捗が遅い」というのが当たり前。そのため、準備期間や助走期間を設けておくと、実際の学習スピードに即したスケジュールとなります。

■「手離れが悪い」のはどうして?
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【原因】
・「100点の状態で提出しなければ」と考えすぎている
・「時間をかければ良いものができる」と思いこんでいる
・「終わった!」と言い切る勇気がない

【対応策】
自分が担当となった仕事を、とにかく時間をかけてやってしまい、最終的に期限をオーバーしてしまう人がいます。こういう人の場合、「完璧な状態で提出しなければ」という意識が強すぎ、自分一人で問題を抱えこんでしまう、というケースが多いように思います。

もちろん、自分が経験のある分野だったり、案件の全体像が把握できていたりする仕事であれば、そのやり方で上手くいくでしょう。ですが、未経験の分野や不得手な分野である場合には、「80点の状態でいいから早めに作ってしまい、誰かにレビューしてもらう」というやり方でやった方が、作業が早く終わり、結果的には品質も高くなることが多いものです。

■「思ったようにはかどらない」のはどうして?
nakazono03

【原因】
・優先順位を考えていない
・まとまった時間を取れていない
・全ての作業を自分でやろうとしてしまう

【対応策】
「一生懸命やっているんだけど、なかなか仕事がはかどらないんだよね」という人の多くは、「その人がやらなくてもいい仕事をやってしまっている」もしくは「それほど重要でない仕事に時間をかけている」というケースが多いものです。

それを解消するには、「優先順位づけをし、重要な作業から手をつける」「自分がやらなくてもいいことは、思いきって他の人にお願いする」などの方法が効果的です。また、時間が細切れになってしまうと人間は集中して作業できないため、「まとまった時間が取れるようにマネジメントする」というのも、重要なことになってきます。

■上手に段取りをして、短時間でたくさんの成果を上げよう

どうせやるのなら、仕事の効率は良くしていきたいもの。ここで出てきた対応策を元に、たくさんの成果が上げられるように工夫していきましょう。
それでは、またっ! _(:3」∠)_

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