悩むディレクターが沢山います。
制作物のクオリティや効率が悪いのは８割以上が指示の出し方だと思います。

スタッフが悪い、タイミングが、内容が・・・
出来ない理由はいくらでもありいいわけ出来ますが、
アウトプットの質を疑う前にインプットを改善する方がはるかに効率的です。
他人は変えられませんが、自分は変えることができます。

はじめにやるべきことは、
指示書は1つにまとめることです。

どんな優秀な人でも、バラバラの指示書やではバラバラの仕上がりです。
考えてみてください。

右手で三角を描き続けることは簡単だと思います。
四角になっても簡単で、丸なんてさらに簡易でしょう。
歩きに関しても200メートル走もケンケンも、スキップ簡単でしょう。
しかし、右手で丸、左で三角、書き出しを合わせて、
ケンケンとスキップ2回ごとに200メートル走るとしたらどうですか？
できる人の方が珍しいと思います。

そんなスタッフがいたら最大限活用すべきですが、どこでもやっていけるので、
すぐに高額になるか、スケジュールが取れなくなります。

指示書を1つにまとめることは意外と根気のいる作業です。
しかし、様々なメリットがあります。

最大のメリットは「みんなの時間」を作ってくれます。
もちろん、「あなたの時間」が圧倒的に効率化します。
沢山の仕事が同時に動いている時は絶大な効果があります。

これが年間１２０本のキャンペーンページ作成実績の
最大の奥義といっても過言ではありません。

確認するときも1つを確認すればよいので作業ミスが減り、履歴が残るのです。

デメリットがあるとしたら、作業時間とファイル容量が大きくなることですが、
送信の時に困るぐらいでそう影響はありません。
今は、ファイル送信を行うツール（ファイル便）や
FTP（WEBのベーシック認証）などで共有することで解決できます。

ひとつにまとめるのに便利なのはEXCELなどの表計算アプリのファイルが便利です
「シート」に日付と内容を書いて追加すると履歴になりわかりやすいです。

「指示書を1つに」と言うと、誰もが「できていますよ」と言いますが、
終わるまでの指示書をひとつに出来てますか？

つい忙しくて、時間がないからと飛ばしてしまっていませんか？
時間を作るとよく言いますが、真逆のことなのです。
やらないことの方が忙しくさせている事だと思ってください。

最初の指示はパワーポイント、表はエクセル、原稿はテキストファイルで、
追加修正依頼はメール、修正確認内容は掲示板、確認事項は、口頭でしていませんか？

最初に渡すのはいわば、設計書で、
作って行く中で、様々な問い合わせや疑問確認項目が発生してきます。

メールに書いて終わっていませんか？
(メールは情報を伝えるツールであって指示書ではありません。)

何か変更のたびにファイルを作って送っていませんか？
内容が変わるごとに違うファイルを送っているようではメールと変わりません。

一度出した指示の対応が完了するまえに変更していませんか？
（作業者と認識の一致しない指示書は１つとは言えなくなってしまいます。）

変更した箇所が分かるようになっていますか？・・・・

直ぐに作業を始めてもらうために、口頭で伝えても構いませんが、
その内容を指示書に記載し後送することでまとめることができます。
（口頭だけで伝えて、結局指示内容が作業者まで正しく伝わらず、
修正時間が発生して余計な作業を発生させて忙しくなると悪循環です。）

面倒がらずにする必要があります。
一度完遂してみてください。

終わるまでの指示書をひとつに出来ていた時、指示書の精度が理解できるはずです。

 

 

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